【表で解説】受付と会議室について

【表で解説】受付と会議室について

【バーチャルオフィスは受付が大事!!】

→バーチャルオフィスの基本的なサービスをおさらいしておくと、法人登記用の住所貸し及び郵便物受け取りがメインです。バーチャルオフィスが段々普及してきている背景として、オフィスに行ってわざわざやる必要のない仕事が増えてきたということがあります。しかし物理的な機能を無視すべきではありません。

例えばこういった事があります。

・法人口座開設時は銀行の担当者との面談

・渡した名刺を参考に来客

上記のような理由で使うことがあるのでバーチャルオフィスにちゃんとした施設は不要といった考えはお勧めできません。

以下で表形式にしてバーチャルオフィスサービスにおいても重要視すべきである受付と会議室に関する解説をしていきます。

【受付について】

受付がそもそも存在するか意外とご存じない方もいらっしゃるのですが、最低限の設備しかなく受付が存在しないバーチャルオフィスというのもあります。

主にマンションやアパートなど居住用の建物でバーチャルオフィスを運営している所は受付がない(もしくは建物の構造上作れない)パターンが多いようです。

銀行の法人口座審査担当者とオフィス住所を確かめる為に会うこともあり、受付がしっかりしていないオフィスだった場合評価が下がってしまう可能性もあるのでそういった所は避けるべきと言えます。

スタッフはいる?あなたが検討しているバーチャルオフィスに常駐しているスタッフがいますか?

例えば商談する予定の方が自分より先に来社してしまった際に誰もいないのか、間を繋いでくれるスタッフがいるのかでは印象に天地の差が出てきてしまいます。

自分が上記のような不測の事態に陥った時に力となってくれる存在をオフィス側が用意してくれているかどうかも確認をしておきましょう。

ゲストとコミュニケーションがとれる?バーチャルオフィスという性質上オフィスに通勤するといった概念はありません。しかしだからといってオフィスに来客が発生しないということも殆どありません。

例えばいきなり飛び込み営業の方がいらっしゃるかもしれませんし、過去名刺を渡していた見込み客の方が来社する可能性もあります。

上記のようなパターンにおいてオフィス側がどういった対応を用意しているのかも確認することは大事になってきます。常駐のスタッフがあるだけでは常に受付にいて対応が出来るかどうかまで判断出来ないので注意しましょう。

郵便物の受け取り体制

あなた宛ての郵便物が届いた場合どういった対応になるのかも確認しておくべきです。一般的には週ごとにまとめて指定住所に転送するサービスになっています。頻度が少ないと感じれば自分で取りに行く必要が出てきたりもするでしょう。

本人限定郵便がどういった扱いになるのかを頭に入れておくべきですね。宅配便や簡易書留などです。

来館者にとってイメージが良いか?始めてそのオフィスを来館された方にとって良い印象を持てるのかも確認をしておくべきです。

人の往来があることはオフィスの雰囲気を作りますので非常に重要になってきます。逆に言えば人の気配が無いオフィスは無機質で寂しく感じられますよね。

上記で不測の事態に対応するスタッフが必要だと記載しましたが、オフィスの活気を演出する意味でも大事ということになります。

【会議室について】

値段だけで選ばない各バーチャルオフィスのHPを見てみるとわかる通り、価格の数字をメインに配置していてどうしても目に入ってしまいがちです。価格帯も格安~高級路線と様々な状況になっています。

1つ目の表に記載した通り、バーチャルオフィスとはいえ受付があることによるメリットは沢山あります。つまり設備面も重要になってくることを考えると、料金の面だけで決めてしまうのはリスキーです。

例えば会議室が付いていなかったり粗末な造りだったりすると自分の事業に悪影響を与えかねない可能性もあるので気を付けるべきです。

利用料金・予約方法・キャンセルポリシー

・利用料金:様々な計算方法がありますが、一定時間以上利用すると割安になる場合、価格×時間数の単純計算なのか見てみましょう。

・時間帯:平日/休日/朝/昼/夜 

 ※自分が使う事になりそうな時間帯でどれくらいかかるのかも確認しましょう。

会議室の形式・完全遮断型:遮蔽度が非常に高いので機密情報を含む会話をしても問題ありません。ただし比較的金額が高くなってしまう傾向にあるので慎重に検討しましょう。

・半個室:ある程度プライベート空間が守れますのでちょうど良いと思う方がいらっしゃるかと思います。

・オープン空間:カフェなどに近い雰囲気になっていることが多いです。会話が周りに聞こえてしまうので気になってしまう人はいると思います。一番料金は安い傾向にあります。

会議室の中が見えるかどうか会議室の中が見えるのかどうかは意外と重要です。特に女性にとって大事で、例えば初対面の男性の方との商談はそんなことはないだろうと思っていても警戒してしまう方もいると思います。配慮があるオフィスであればガラス張りになっている所があります。チェックしておきましょう。
備品自分が検討しているバーチャルオフィスのオプションにどんなものが揃っているのか確認しましょう。自分が必要としているものがちゃんと揃っていますか?

使う予定の物が都度有料で借りるのかそれとも月額利用料に含まれる形式になっているでしょうか?

こちらも確認をしておきましょう。

来館しやすいオフィスかどうか自分が検討しているバーチャルオフィスがアクセスのよい場所にあるかも大事ですよね。そうなるとやはり駅前の立地の評価が高くなってくると思います。

初めて来館した方が迷う事が少ないのがポイントになってくるでしょう。しかし立地の良いオフィスは利用料金も高くなる傾向にありますので自分の予算と相談の上決めれるとベストですよね。